Manutenção e registro confidencial

Stephanie Mathivet da Aliança de Aprendizagem Pré-escolar oferece conselhos sobre as questões sensíveis de manutenção de registros e confidencialidade ...

Nos últimos tempos, muitas autoridades locais fizeram alterações para melhorar a manutenção de registos nos serviços para crianças, incluindo os primeiros anos. As avaliações de caso sério (SCRs) destacaram falhas em como e qual informação é registrada quando há preocupações sobre uma criança, bem como como, quando e com quem ela é compartilhada. Às vezes, os profissionais estão confusos quanto à confidencialidade; Em outros há rupturas na cadeia de comunicação criando uma lacuna na rede de segurança através da qual uma criança pode cair. As seguintes diretrizes devem permitir que você evite essas armadilhas.

1. Informações confidenciais

As informações confidenciais são "informações pessoais de natureza privada ou sensível" que:

• não está legalmente no domínio público ou está prontamente disponível a partir de outra fonte pública; 
• tenha sido compartilhado em um relacionamento em que a pessoa que dá a informação poderia razoavelmente esperar que ela não seria compartilhada com outras pessoas.

Partilha de Informação: Orientação para profissionais e gestores (DCFS 2008)

Pessoal de berçário pode ser dito ter um "relacionamento confidencial" com as famílias. Algumas famílias compartilham informações sobre si mesmas prontamente e devem ser consultadas sobre se essas informações são confidenciais ou não. Quando os terceiros compartilham informações sobre um indivíduo, o pessoal precisa verificar se isso é confidencial, tanto em termos do assunto que compartilha as informações ea pessoa a quem a informação diz respeito.

As informações compartilhadas no contexto de um ambiente de creche são confidenciais para o ambiente e, em algumas circunstâncias definidas, para outros funcionários dentro da organização. Por exemplo, um gerente de berçário pode discutir uma família em uma reunião de supervisão com um gerente sênior com a finalidade de apoio profissional, esclarecimento e responsabilidade sobre os procedimentos da organização.

Pode haver momentos em que informações confidenciais sobre uma família podem precisar ser compartilhadas com outras pessoas de nível superior da organização - por exemplo, um caso de alto perfil que possa ser relatado na imprensa precisaria ser levado à atenção do chefe executivo.

2. Violação da confidencialidade

Uma violação de confidencialidade ocorre quando informações confidenciais não são autorizadas pela pessoa que o forneceu ou a quem se relaciona, colocando a pessoa em perigo ou causando-lhes vergonha ou dor. Não é uma violação de confidencialidade se as informações foram fornecidas no entendimento de que seria compartilhado com um número limitado de pessoas, ou onde havia consentimento para a partilha.

Exceções

As informações confidenciais só podem ser compartilhadas sem a autorização da pessoa que a forneceu ou a quem ela se relaciona, se for de interesse público - ou seja, quando não compartilhá-la poderia ser pior do que o resultado de fazê-lo. A decisão nunca deve ser feita como um indivíduo, mas com o backup de gestores, que podem fornecer apoio, e às vezes garantir a proteção. Os três critérios críticos para o compartilhamento de informações sem o consentimento ou a recusa de consentimento são:

• Onde houver evidência de que uma criança está sofrendo, ou está em risco de sofrer, dano significativo. 
• Onde houver motivos razoáveis ​​para acreditar que uma criança pode estar sofrendo ou em risco de sofrer danos significativos. 
• Prevenir danos significativos causados ​​a crianças e jovens ou danos graves aos adultos, incluindo a prevenção, detecção e repressão de crimes graves.

3. Registros de crianças

Em um cenário dois tipos de registros são mantidos em crianças:

• Registros de desenvolvimento, incluindo as observações e amostras de trabalho infantil que se tornam o registro formativo de avaliação. Estes são mantidos pela pessoa chave, mas podem ser acessados ​​livremente pela criança, outros funcionários que trabalham com a criança e os pais.

• Arquivos pessoais, que geralmente são mantidos com segurança no escritório. Eles contêm informações confidenciais, como o formulário de registro, os registros contratuais e os formulários de consentimento dos pais, bem como registros sobre o trabalho realizado com a família. As informações sobre as preocupações do estabelecimento sobre uma criança são registradas e mantidas aqui. É útil ter uma seção separada no arquivo para este trabalho em andamento.

4. Gravando suas preocupações

O Continuum de Necessidade descrito no Child Assessment Framework fornece aos profissionais um meio de localizar onde a criança está dentro do continuum e como suprir suas necessidades.

As crianças para as quais há preocupações com o seu bem-estar estão sob a secção de "necessidades adicionais - apoio integrado" (Nível 3), enquanto as crianças que têm preocupações com possíveis abusos nas crianças estão na secção "necessidades complexas" (Nível 4). Todas as preocupações sobre o bem-estar ou a proteção de uma criança devem ser registradas, assim como todas as ações tomadas como resultado de preocupações, incluindo conversas relevantes, e-mails ou outras comunicações. Os registros, em seguida, construir como um contínuo e contemporâneo conta do trabalho realizado pela definição para promover o bem-estar da criança e / ou protegê-los de danos.

Algumas Autoridades Locais, através do seu Conselho Local de Salvaguarda de Crianças (LSCB), desenvolveram sistemas de gravação detalhados, enquanto outros deixaram às agências o desenvolvimento de seus próprios sistemas. Estes devem incluir um meio de gravação:

• marcas ou ferimentos na chegada - quando uma criança chega ao local com uma marca ou lesão que não ocorreu no ambiente, o pai é perguntado sobre isso e sua explicação é registrada. Na maior parte do tempo, a explicação dos pais corresponde à forma como a lesão aparece e com o que a criança diz, mas quando não, ou se a criança teve um número invulgarmente elevado de lesões, a criança pode precisar de ser encaminhada para assistência social .

• preocupações que surgem de sua observação sobre como uma criança apresenta, uma lesão ou divulgação ou observação de jogo ou comportamento que desperta preocupação.

• qualquer discussão com o pai que ocorreu, bem como qualquer consentimento para compartilhar informações (o que inclui fazer uma referência formal) ea razão pela qual o consentimento não foi procurado ou a recusa de consentimento foi anulada.

• qualquer decisão tomada sobre a preocupação eo resultado disso.

• qualquer discussão com profissionais sobre a criança ou quaisquer reuniões atendidas e quais foram as decisões ou ações.

• informações exigidas pela assistência social para encaminhamento; Um formulário é útil e permite ao profissional reunir as informações necessárias antes de fazer a chamada.

Meios de gravação deve permitir que as informações sejam recolhidas que é concisa, não julgamento e ao ponto. Ela nunca deve se tornar uma tarefa que é um fim em si mesma, nem uma tarefa em que as necessidades da criança se ofusquem sob uma pilha de formas.

Stephanie Mathivet é Gerente de Currículo e Padrões da Aliança de Aprendizagem Pré-Escolar. Visite o site pre-school.org.uk

Acesso a registros

Se houver uma disputa entre o pai e o berçário, ou mesmo com assistência social, o pai tem o direito de pedir para ver registros confidenciais sobre seu filho. No entanto, um cenário não é obrigado a entregar o arquivo sob demanda; O pai deve fazer o pedido para ver seu arquivo por escrito - e se há informações confidenciais no arquivo relativo a terceiros, cada um deles deve ser solicitado para consentimento para divulgar entradas. Isso deve ser feito por escrito para cada indivíduo nomeado, incluindo os pais. A maioria das agências vai recusar o consentimento como o pai deve ir diretamente para eles para ver todos os registros. Algumas pessoas podem querer permanecer anônimas, como um outro pai que compartilhou preocupações com você, e recusará o consentimento. Uma cópia é feita do arquivo e qualquer entrada em que o consentimento foi recusado para compartilhar será excluída. O que permanecerá no arquivo será um vestígio do seu trabalho: suas preocupações e ações. Isso nunca deve ser entregue ao pai, mas a cópia dada a eles e passou com eles, para que ele possa ser explicado e quaisquer áreas de disputa identificados. O pai pode levar a cópia limpa com eles, como eles podem precisar dele para fazer o seu caso, se houver um. Em cada caso, aconselhamento jurídico deve ser procurado para se certificar de que você não inadvertidamente divulgar informações de terceiros, e certamente deve ser procurado onde um pai está fazendo um processo legal contra a configuração. Como eles podem precisar dele para fazer o seu caso, se houver um. Em cada caso, aconselhamento jurídico deve ser procurado para se certificar de que você não inadvertidamente divulgar informações de terceiros, e certamente ele deve ser procurado onde um pai está fazendo um processo legal contra a configuração. Como eles podem precisar dele para fazer o seu caso, se houver um. Em cada caso, aconselhamento jurídico deve ser procurado para se certificar de que você não inadvertidamente divulgar informações de terceiros, e certamente ele deve ser procurado onde um pai está fazendo um processo legal contra a configuração.

O que os pais precisam saber

Os pais precisam saber que as informações confidenciais sobre eles e sua família serão mantidas confidencialmente; Que sua prática profissional exige que algumas coisas sejam anotadas, incluindo preocupações menores ou disputas; E que você é obrigado a gravar, de forma precisa e sem julgamento, preocupações sobre o bem-estar das crianças ou abuso. Eles precisam saber quando você fez uma nota em seu arquivo e por que razão - a menos que colocaria a criança em perigo.

Eles têm o direito de esperar que as informações que compartilham com você sejam tratadas como confidenciais e de serem informadas de que seu consentimento será buscado, na maioria dos casos, se ele deve ser compartilhado; Mas devem ser informados de circunstâncias em que possam ter de ser partilhadas sem o seu consentimento. O consentimento deve ser informado - é o pai precisa entender por que a informação será compartilhada, o que será compartilhado, quem vai ver as informações, a finalidade de compartilhá-lo e as implicações para eles de compartilhar essa informação.