Rh e documentos pessoais!

Se os arquivos de papel ou registros de pessoal eletrônico, o departamento de recursos humanos tem o dever de proteger as informações pessoais dos empregados e relacionadas com o emprego. A confidencialidade é fundamental para a integridade do seu departamento de RH e da reputação da sua organização. Funcionários de RH são encarregados de informações privadas e confidenciais sobre a organização e seus funcionários. Violações de confidencialidade resultam em funcionários perdendo confiança no departamento e questionando a competência do departamento de RH.

Conteúdo

Os arquivos de pessoal contêm informações confidenciais sobre empregados relacionados a remuneração, desempenho no trabalho, contatos pessoais, histórico de trabalho e documentação de elegibilidade de emprego, que muitas vezes inclui uma cópia do cartão de Seguro Social, carteira de motorista, passaporte dos EUA ou autorização de trabalho. Com base no tipo de informação nesses arquivos, é imperativo que a FC estabeleça controles de acesso e mantenha a estrita confidencialidade dos dados dos funcionários.

Informação médica

A Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde exige confidencialidade das informações relacionadas ao seguro de saúde fornecido pelo empregador. A Lei de Americanos com Deficiência e a Lei de Não Discriminação de Informações Genéticas proíbem a divulgação de informações médicas e de saúde dos funcionários. As melhores práticas de RH recomendam que os empregadores criem um arquivo separado para informações confidenciais dos funcionários, tais como seleções de seguros de saúde, detalhes de lesões de compensação do trabalhador, acomodações para trabalhadores com deficiência e documentos relacionados a folhas de ausência sob a Lei de Licença Familiar e Médica. Além disso, o RH deve designar um oficial de privacidade que tenha acesso exclusivo a esses arquivos.

Responsabilidades do pessoal

A obrigação da HR de manter uma estrita confidencialidade também se aplica às discussões sobre empregados individuais, ações de emprego e questões de departamento de RH. Funcionários de RH devem discutir assuntos relacionados ao emprego com base na necessidade de conhecer. Mesmo as discussões departamentais sobre a informação dos funcionários devem ser regulamentadas; A equipe de RH deve abster-se de se envolver em conversas não relacionadas ao trabalho sobre funcionários com base em informações em arquivos pessoais. Além disso, a equipe de RH deve ter cuidado ao divulgar informações confidenciais a funcionários fora do departamento de RH com os quais eles têm amizades.

Arquivos de Investigação